Administration

Tabellfunktioner

Skola24 innehåller ett antal tabeller med användare och andra grunddata. De roller som har åtkomst till tabellvyerna är i de flesta fall skoladministratör och kommunadministratör. Information läses automatiskt in via integrationer med andra system och från schemat vid publicering. Vissa kolumner i tabellerna kan ändras i Skola24 och tillåter import och export via datorns klippminne. För vissa data går det att välja om grunddata ska uppdateras från schemat eller om ändringarna ska göras i Skola24.

Om flera skolor administreras av en person måste användaren i de flesta tabeller först välja skola/skolor. Administratören kan välja att visa data för en, flera eller alla skolor på en gång. För att arbetet ska bli så effektivt som möjligt är rekommendationen att arbeta med en skola i taget.

Markera rader

Markera enstaka rader genom att klicka på rutan längst till vänster. Alla rader på sidan markeras eller avmarkeras med hjälp av rutan längst upp till vänster i tabellen. Det går också att markera hela tabellen med alla sidor. Använd länkarna längst ner till vänster för att markera samtliga rader i hela tabellen.

Ändra/ta bort rader

De flesta fält är ändringsbara, undantaget vissa fält som visas med grå bakgrund. När en tabellrad är ändrad markeras detta med en penna i vänsterkanten. Man måste spara ändringar genom att klicka på knappen Spara längst upp till höger. Inga ändringar finns kvar om man stänger tabellen utan att spara. Ändringar för markerade rader kan återställas med hjälp av knappen Ångra längst ner till vänster så länge ändringarna inte är sparade. Det går att ta bort rader i tabellen genom att först markera raden och sedan klicka på knappen Ta bort. Rader som markerats för borttagning visas med ett rött kryss. Vid försök att spara förändringar som gjorts, markeras rader som av någon anledning inte gick att spara med ett stopptecken.

Lägg till rad

Längst ner finns en tom rad för registrering av nya rader i tabellen. Om ytterligare rader behövs kan dessa skapas med knappen Visa ny rad längst ner till höger. Nya rader som inte har sparats visas med ett vitt ark i vänsterkanten. Observera att nya rader inte ska läggas till i tabellen Personer. Använd istället grundtabellerna Kanslister, Föräldrar/elever och Skoladministratörer för att lägga till nya personer. Alla personer visas sedan automatiskt i persontabellen. Elever och Lärare läggs normalt till i schemat och förs sedan över till Skola24 när schemat publiceras.

Data på flera sidor

Tabellen visar ett valt antal rader per sida. Som standard visas 25 rader. Ändra antalet rader per sida eller bläddra mellan sidorna längst ner till höger på sidan. Alternativt kan man välja en sida direkt i urvalslistan. För varje sida visas begynnelsebokstäverna för den aktuella sorteringen.

Inställningar

Knappen Inställningar öppnar en dialogruta för ändringar av tabellens utseende. Här går att ställa in kolumnbredd, fältordning, sortering och eventuella filter i tabellen. Det är möjligt att ange om någon kolumn ska ha ett standardvärde vid tillägg av nya rader. I inställningsdialogen går det att ställa in vilka kolumner som ska visas genom att markera dem. Det finns också ett speciellt radfilter där det går att välja om tillagda, ändrade, borttagna, omodifierade eller felaktiga rader ska visas. Genom att välja Spara och visa kan samtliga inställningar sparas i tabellen tills nästa gång den öppnas av samma användare. Klicka på Visa om ändringen inte ska sparas utan bara gälla just nu. Tabellutseendet sparas för varje användare.

Kolumnfunktioner

Det finns fyra kolumnfunktioner: Sortera, Filter, Snabbinmatning och Samla. När man klickar på en kolumnrubrik aktiveras den kolumnfunktion som är vald. De två första gäller hela kolumnen oavsett om rader är markerade eller inte. De två sista gäller enbart markerade rader. Sorterade kolumner visas med en triangel med spetsen uppåt eller nedåt, beroende på om kolumnen sorteras stigande eller fallande. Kolumner med filter visas med en tratt i kolumnrubriken.

Sortering

Vald Kolumnfunktion är från början inställd på alternativet Sortera. Sortering kan göras enligt olika kolumner genom att användaren klickar på rubriken för den kolumn som tabellen ska sorteras efter. Klicka på sorteringssymbolen (den gula triangeln) för att växla mellan stigande och fallande sortering. Använd knappen Inställningar för att ange sortering i andra, tredje hand o.s.v. 

Filter

Tabellerna kan innehålla många rader och då kan det behövas ett filter för att leta fram en önskad rad. Växla till kolumnfunktionen Filter. Klicka sedan på rubriken för den kolumn där filter ska användas. Filter kan skrivas in i den inmatningsruta som visas, eller väljas i listan där samtliga i kolumnen förekommande värden finns. Filter kan matas in som en komplett text, t.ex. Andersson. Det är även möjligt att ange del av en text kompletterat med stjärna, t.ex. And*. I det senare fallet visas alla rader där texten matchar de tre första bokstäverna. I filter kan man använda tecknen *, ?, ”” (två citattecken) och !. De har följande betydelse:

•  * – Stjärnan anger ett godtyckligt antal tecken (noll, ett eller flera) och kan användas både i början och i slutet av söksträngar. m* ger t.ex. alla rader som börjar med m, *m alla rader som slutar med m och *m* alla rader som innehåller m, även först eller sist.
• ? – Frågetecknet ersätter exakt ett tecken. ??sik i ämnestabellens namnkolumn skulle t.ex. visa rader med musik och fysik. 
• ! – Utropstecknet betyder ”inte”. T.ex. visar !fysik alla rader där texten i kolumnen inte är lika med fysik. Tecknen går också att kombinera, ?y* i ämnestabellens namnkolumn skulle ge samtliga ämnen som har y som andra bokstav, t.ex. fysik och tyska. 
• ”” – Två citattecken används för att ta fram samtliga rader där den valda kolumnen är tom.

Snabbinmatning

Snabbinmatning: gör det möjligt att skriva in ett och samma värde på många rader samtidigt. Markera först alternativet snabbinmatning. Markera sedan de rader som ska ändras och klicka på den kolumnrubrik där ändringen ska göras. Skriv in det värde som ska skrivas i markerade rader och klicka på OK. Om värden ska tas bort ur en kolumn går det bra att klicka på OK utan att skriva in något värde i inmatningsrutan.

Samla

Samla: är ett sätt att kopiera värden till datorns klippminne. Samtliga värden i kolumnen för markerade rader kopieras till klipplådan separerade med semikolon. Från klipplådan kan värdena sedan sparas till klippminnet. De kan användas t.ex. som filter i en annan tabell eller för att kopiera e-postadresser till ett e-postmeddelande.

Klipplådan

Kopiera data från Skola24

Innehållet i en tabell kan sparas till klippminnet. Data måste kopieras i två steg för att flyttas till klippminnet. Kopiera först till programmets klipplåda och sedan till klippminnet i Windows.

• Se till att de fält som ska kopieras visas i tabellen. Använd eventuellt ett filter.
• Markera de rader som ska kopieras och klicka på knappen Kopiera till klipplådan.
• Kontrollera innehållet i klipplådan och klicka sedan på knappen Spara data till klippminnet.
• Data finns nu i Windows klippminne och kan infogas i t.ex. Excel.
• Gå tillbaka till tabellen från klipplådan genom att klicka på knappen Tillbaka.

Kopiera data från annan applikation till Skola24

På motsvarande sätt kan data kopieras från klippminnet till tabellen. Var noga med att fältordningen är densamma som i tabellen i Skola24 och att samma kolumner finns med. Eventuella rubrikrader ska utelämnas. Nya poster läggs till i tabellen och redan befintliga poster kan uppdateras vid inklistring. Observera att ID-fältet/personnummer alltid måste finnas med vid import av data.

• Kopiera raderna som ska infogas i tabellen i Skola24 till klippminnet.
• Ta fram tabellen i Skola24 och se till att de fält som ska fyllas på är synliga, att fälten ligger i rätt ordning och att fält som inte ska användas döljs. Klicka på knappen Inställningar för att ändra detta.
• Klicka på knappen Gå till klipplådan längst ner till höger.
• Klistra in innehållet från klippminnet om detta inte redan visas, genom att klicka på knappen Hämta data från klippminnet.
• Markera alternativet Uppdatera befintliga rader längst ner till höger, om posterna i tabellen redan finns och ska kompletteras med information i vissa kolumner. Om rutan inte markeras kommer enbart rader som är nya att läggas till.
• Klicka på knappen Klistra in i tabellen längst ner till höger.
• Kontrollera att nya rader och ändringar finns med i tabellen. Om det uppstått fel vid inklistringen – stäng tabellen utan att spara ändringarna till databasen.
• Klicka på Spara för att registrera ändringarna i databasen.

Uppdaterad 22 oktober 2024

Skriv ut