Personalutbildning Skola24 Frånvaro

Beräknad tidsåtgång: 1 – 2 tim. genomgång + eventuellt tid för att öva på vissa moment.
Handledningen är tänkt som ett hjälpmedel för den som genomför utbildning av skolans personal. Denna person förutsätts ha gått Skola24s utbildning för skoladministratörer eller besitta motsvarande kompetens.
Innan utbildningen sker är det mycket viktigt att skolledning, schemaläggare och Skola24administratörer är överens om vilka rutiner som ska användas. Tänk noga igenom hur överföring av elever mellan elevregister och Skola24 ska ske och vem som ansvarar för detta. Alla inställningar i Skola24 ska i förväg vara anpassade för skolan. Frånvaroanledningar ska vara registrerade och inställda på rätt sätt. Gå noga igenom den checklista för skoladministratörer som ni har fått i samband med leveransen, se nedanstående länk:

Checklista för skoladministratören

Aktivering av konton och inlogg (OBS! hoppa över om era lärare loggar in på annat sätt) 

• Visa ett automatgenererat mejl. Klicka på länken för aktivering. Om man inte vill använda ett autentiskt användarkonto/personnummer för demon kan administratören förbereda det genom att registrera t.ex. en ny kanslist med påhittat personnummer och administratörens e-postadress. Tänk på att notera vilket personnummer som har använts, eftersom det ska anges vid aktiveringen.
• Gå igenom rutiner för lämpliga användarnamn och lösenord.
• Tala om hur användaren hittar till Skola24 via en länk på till exempel skolans hemsida eller genom att skriva [domännamn].skola24.se i den vanliga webbläsaren. Alternativt kan du skriva www.skola24.se och välja kommunens eller friskolans namn i listan med domäner.
• Logga in genom att skriva användarnamn och lösenord.

Allmän information

Rekommenderad hjälpsida för administration kring användare

• Visa hur man navigerar i programmet med hjälp av av funktionsknapparna på startsidan och menylistan i vänsterkanten. 
• Om det finns användare med mer än en roll kan de i vissa vyer behöva välja roll för att hitta önskad information. På startsidan finns dock ingen rollväljare utan man ser alla funktioner som finns tillgängliga för alla sina roller.
• Förklara kortfattat skillnaden mellan olika roller. Som lärare kommer man åt information för elever man undervisar eller är ansvarig lärare för. Kanslister och administratörer ser alla elever. Administratören kan också få fram närvarohistorik för elever som har slutat på skolan.
• Vid behov av support ska skolpersonalen vända sig till skoladministratören. Vårdnadshavare vänder sig i första hand till skolpersonalen.

Frånvarorapportering

Rekommenderade hjälpsidor:

• Manual för Rapportera lektion
• Manual för Anmäla frånvaro
• Hjälptexter inne i respektive funktion i Skola24 (klicka på frågetecknet för att komma dit)
• Instruktionsfilm för Rapportera lektion

Att visa:

• Lektioner - Rapportera, Ändra, Ta bort/Skapa ny
• Rapportera lektion för annan lärare eller klass/grupp (vikariehantering)
• Frånvaroanmälan och annan planerad frånvaro
• Frånvaro för en hel grupp
• Ändring av redan rapporterad frånvaro

Gå igenom följande

• Vilka frånvaroanledningar kan väljas, förklara skillnad mellan anmäld och ej anmäld frånvaro. Finns det någon anledning som inte räknas som frånvaro, till exempel ”skolaktivitet”, ska även detta förklaras. Fältet för frånvaroanledning kan lämnas tomt, frånvaron räknas då som ej anmäld och kommer att generera ett frånvaromeddelande till vårdnadshavaren om skolan har aktiverat den funktionen.
• Ska kommentarfältet användas? Diskutera i så fall vad som är lämpliga och olämpliga kommentarer med hänsyn till GDPR. Datainspektionen rekommenderar att skolan har skriftliga instruktioner om vad som får skrivas i fritextfält.
• Ska lärarna kunna ändra, ta bort eller skapa nya lektionstillfällen? Visa i så fall hur detta går till.
• Vilka rutiner tillämpas för klassbyten och gruppbyten? Sker ändringar i elevregistret, schemat eller i Skola24? Endast skoladministratören kan ändra elevinnehåll i grupper inne i Skola24.
• Vikarier kan kopplas både till andra lärare på skolan och till klasser/grupper och registreras av skoladministratören. Vikarien kommer åt samtliga lektioner med den lärare eller klass/grupp som den är registrerad för. Visa hur vikarien kan växla till den andre lärarens eller till en klass/grupps lektioner i sin vanliga lektionsvy. Vikarien kan inte skapa nya lektioner och inte heller ändra lektioner för den ordinarie läraren. Vikarien visas som rapportör för de lektioner som han/hon har rapporterat åt den ordinarie läraren.
• Lärare kan även rapportera sina lektioner i appen Skola24 MobilApp, dock ej som vikarie.
• Rutiner kring frånvaroanmälan och ledighet: Vem ska bokföra detta i Skola24? Används telefontjänsten Telefonanmälan? Ska föräldrarna och/eller eleverna ha konton i Skola24 där de kan anmäla frånvaro? Ska ny frånvaroanmälan göras varje dag? En anmälan kan göras för flera dagar och sedan avslutas av förälder eller skolpersonal om eleven kommer tillbaka tidigare. Lärarna kan även ta bort frånvaromarkeringen på de lektioner där eleven är närvarande trots att det finns en anmäld frånvaro registrerad.
• Visa de två metoderna för att bokföra frånvaro för en elev. Anmäla frånvaro ska användas för att registrera frånvaroanmälningar samt planerade ledigheter från och med i dag och framåt i tiden. Använd Ändra frånvaro för enskild elev för att bokföra frånvaroanmälningar med mera i efterhand och för att ändra redan inmatad frånvaro.
• Skoladministratörer, kanslister och lärare har möjlighet att frånvaroanmäla en hel grupp, t.ex. inför ett studiebesök.

Sammanställningar

Rekommenderade hjälpsidor:

• Manual för Sammanställningar
• Visa hur man tar fram en sammanställning
• Välj en av frånvarorapporterna under menyalternativet Sammanställningar.
• Välj klass, grupp eller enskilda elever.
• Visa hur man väljer flera/alla poster i listan.
• Välj ett frånvarointervall.
• Klicka på Visa.
• Visa hur man gör för att skriva ut och för att spara en kopia av rapporten.
• Visa hur man kan skapa en egen personlig rapportvariant.

(OBS! För närvarande endast tillgängligt för rollerna Skoladministratör och Kanslist).

• Välj en av standardrapporterna.
• Klicka på länken Växla till avancerat läge.
  Visa hur man kan välja till exempel en klass och en tidsperiod.
  Växla till fliken Ny rapport och välj ett namn för rapporten.
  Markera alternativet Skapa automatiskt.
  Klicka på Spara.

Administratören kan skapa nya varianter av sammanställningar som görs åtkomliga för lärare. Visa hur läraren hittar administratörens egenskapade sammanställningar via listan högst upp på inställningssidan för en vald sammanställningstyp (t.ex. Frånvaro totalt). Rollen Kanslist kan endast skapa personliga rapporter som inte är åtkomliga för någon annan än användaren själv.

Uppdaterad 3 september 2024

Skriv ut