Inställningar

Frånvarobevakning

Funktionen Frånvarobevakning möjliggör för skolan att vårdnadshavare, myndig elev, ansvarig lärare, skolledning och övrig skolpersonal automatiskt får ett meddelande vid frånvaro över en viss procent, alternativt frånvaro i sträck. Frånvaron beräknas under en tidsperiod som väljs per skola. Det finns två varianter av utskick som kan aktiveras: Frånvaro över x % och Frånvaro i sträck. 

Frånvaro över x %

Aktivera utskicket genom att markera rutan Aktivera regel. Både rapporterade och orapporterade lektioner i tidsperioden används vid beräkning. Både anmäld och ej anmäld frånvaro inkluderas.

• Under Standardgräns för utskick bestäms vilken procentsats av total frånvaro som krävs för att en elev ska inkluderas i utskicket. Standardvärdet är 10%. Utskicket görs efter kl 08:00, och skolan kan styra om det ska ske 1 gång/månad eller 1 gång/vecka. Väljs alternativet 1 gång/månad görs utskicket första dagen i en ny kalendermånad. Väljs alternativet 1 gång/vecka kan administratören bestämma vilken veckodag utskicket ska göras. Inställningen Antal dagar för beräkning styr hur många dagar som ska ingå i beräkningen. Standardvärdet är 14 dagar. Observera att inställningen gäller både om skolan har valt utskick per vecka och utskick per månad. Om skolan har valt att utskicket ska ske 1 gång/månad bör siffran lämpligen höjas.  Max antal dagar för inmatning är 30. 

• Under Inställning per målgrupp markeras vilka grupper av användare som ska nås av utskicket. Som standard är alla målgrupper markerade med Standardgräns, d.v.s. det procentvärde för frånvaro som valdes ovan. Det går att avmarkera standardgränsen och i rutan längst till höger under Gränsvärde (%) ange ett specifikt värde för varje målgrupp.

• Under E-postmeddelande för personal och rutan E-postmeddelande för vuxenkontakt (används även för myndig elev) går det att redigera lydelsen av meddelandets Ämne respektive den avslutande frasen Meddelande. 

• Välj Spara inställningar för att spara de val som gjorts. Det går även att av avbryta genom att klicka på knappen Avbryt.

Frånvaro i sträck

Aktivera utskicket genom att markera rutan Aktivera regel. Det är endast rapporterade lektioner i tidsperioden som används vid beräkning. Frånvarodagar i sträck beräknas från och med en dag med frånvaro på dagens alla rapporterade lektioner och slutar i och med en dag med närvaro. Både anmäld och ej anmäld frånvaro räknas som frånvaro.

• Under Standardgräns för utskick bestäms antalet dagar med frånvaro i sträck som krävs för att en elev ska inkluderas i utskicket. Standardvärdet är 10 dagar. Utskicket görs efter kl 08:00, och skolan kan styra om det ska ske 1 gång/månad eller 1 gång/vecka. Väljs alternativet 1 gång/månad görs utskicket första dagen i en ny kalendermånad. Väljs alternativet 1 gång/vecka kan administratören bestämma vilken veckodag utskicket ska göras. Med inställningen Antal dagar för beräkning styrs hur många dagar som ska ingå i beräkningen. Standardvärdet är 21 dagar. Inställningen gäller både vid utskick 1 gång/vecka och vid utskick 1 gång/månad.

• Under Inställning per målgrupp markeras vilka grupper av användare som ska nås av utskicket. Som standard är alla målgrupper markerade med Standardgräns, d.v.s. det antal dagar i sträck som valdes ovan. Det går att avmarkera standardgränsen och i rutan längst till höger under Gränsvärde (dagar) ange ett specifikt värde för varje målgrupp.

• Under E-postmeddelande för personal och rutan E-postmeddelande för vuxenkontakt (används även för myndig elev) går det att redigera lydelsen av meddelandets Ämne respektive den avslutande frasen Meddelande. 

• Välj Spara inställningar för att spara de val som gjorts. Det går även att av avbryta genom att klicka på knappen Avbryt. 

Inställningar för utskick till de olika målgrupperna

• För att Vuxenkontakt och Myndig elev ska få meddelanden krävs att e-postadress finns registrerad i Administration-Användare-Användare/Kontohantering (Personer).

• För att Ansvarig lärare ska nås av Frånvarobevakningens utskick krävs det att Ansvarig lärare finns registrerat för klasser eller mentorsgrupper. E-postadress behöver finnas i fältet E-post arbete under Administration-Administration - Lärare. Alternativt kan e-postadressen registreras i schemat i Tabell - Lärare, den kommer då att hamna i fältet E-post arbete vid publicering.

• Under Administration -Administration-Användare-Rektorer (Skolenheter) registreras rektor. Det är även här E-post arbete registreras för denna roll.

• Kanslisten behöver ha e-post registrerad i fältet E-post arbete för att utskicken ska nå personer med denna roll.

• Systemansvarig lokalt är den person som finns registrerad under Administration-Administration-Användare-Systemansvarig skola (Skoladministratör). Här behöver e-postfältet E-post arbete vara ifyllt för att utskicket ska nå berörda.

Förskola / Fritidshem

Här administreras inställningarna för registrering av vistelsetidsschema.

• Välj aktuell förskola/fritidshem.

• Informationstext- Text som matas in här visas på sidan där barnets schema registreras. 

• Schemaändring antal dagar - Ange hur många dagar minst i förväg en ändring av barnets schema behöver göras. Inställningen berör endast vårdnadshavare, enhetens personal kan registrera ett schema fram till dagen före schemats start. 

• Här kan du också välja om meddelande ska skickas till skoladministratören och eventuella andra e-postadresser när ett registrerat schema ändras. Öppna listan över valbara mottagare genom att vänsterklicka i rutan Skicka till följande e-postadresser och välj en eller flera mottagare genom att klicka på namnet. Spara inmatningarna med knappen längst ned på sidan.

Grundinställningar för skola

För varje skola finns ett antal inställningar som kan ändras av behörig användare.

• Licensinställningar: kan endast ändras av leverantören.

• Fritextinställningar: kan ändras av kommunadministratör.

• Övriga inställningar: kan ändras av kommunadministratör och skoladministratör.

Fliken Allmänt

Följande inställningar finns:

• Logotyp kan skrivas ut högst upp till höger i rapporterna. Välj bland inlästa bilder. Alternativet Visa skollogotyp måste vara markerat för att logotypen ska visas i rapporterna. Inställningen finns under Avancerat läge och Format i inställningarna för varje rapport. För grundrapporterna är visning förvald.

• En e-postadress kan anges, som ska användas för att ta emot felrapporter och förslag till skolan. 

• På sidan visas vilka aktiva licenser som finns för skolan.

• Inställningar kan göras angående vissa roller och åtkomst till funktioner. Här går det att ställa in om elever och föräldrar ska kunna logga in i Skola24 och vilka funktioner de i så fall ska ha tillgång till.

• Det går att ställa in om kanslister ska ha tillgång till omdömesfunktionen. De kan då förhandsgranska en undersökning och skriva ut omdömesrapporter för alla elever.

Fliken Frånvaro

Lärare och lektioner
Lärares möjligheter att skapa, uppdatera och ta bort lektioner kan ställas in. Två inställningar anger lärares rättighet att ändra vilka elever som går i de klasser respektive grupper som läraren undervisar. En annan inställning styr hur många dagar bakåt som ska vara öppna för frånvarorapportering på lektioner. Om värdet ändras kommer det att märkas nästa dag.

Rutan "Använd funktion för rensning av frånvaroanmälningar på orapporterade lektioner" styr hur de lektioner ska behandlas som ännu inte rapporterats och som innehåller frånvaroanmälningar.

• Om rutan är förbockad händer följande: Om en elev har rapporterats som närvarande på minst hälften av dagens lektioner trots att det finns en frånvaroanmälan för hela dagen inlagd för honom/henne, kommer under kommande natt frånvaroanmälan att tas bort på de återstående orapporterade lektionerna den aktuella dagen.
• Om rutan inte är förbockad händer ingenting med de återstående lektionerna. Oavsett inställningen händer det inte heller något vid anmäld frånvaro för grupp, eller frånvaroanmälan för del av dag.

Frånvaroanmälan för föräldrar och elever
Det går att göra inställningar angående om rollerna Förälder och Elev ska kunna göra frånvaroanmälan via Skola24. För elevrollen går det att avgöra om funktionen alltid ska vara Aktiverad, endast aktiv för Myndig elev eller Avstängd för alla elever på skolan.

Inställningar för frånvaroanmälan
Inställning kan aktiveras som ger användare möjlighet att registrera frånvaroanmälan som gäller tills vidare, dvs tills den aktivt avbryts. Det går även att välja att tills vidare ska vara förvalt när frånvaroanmälan görs.

Måltidskollen
Skolor med licens för Måltidskollen kan aktivera funktionen när de själva önskar. En eller flera e-postmottagare anges. En eller två tidpunkter anges då e-post med dagens frånvaroanmälda elever ska skickas. En inställning finns för att ta med uppgifter om enskilda elever i utskicket. Syftet är att måltidspersonalen ska kunna se vilka elever med specialkost som är frånvarande. Om rutan inte markeras innehåller utskicket endast antalet frånvaroanmälda elever. Elever inkluderas i utskicket endast om de är registrerade genom en frånvaroanmälan. Alla typer av frånvaroanledningar tas med, även skolaktiviteter som inte räknas som frånvaro. 

Fliken Frånvaromeddelande

Under Administration – Frånvaroanledningar anges vilka frånvaroanledningar som ska generera meddelanden. Även frånvaro utan registrerad anledning kommer att generera ett meddelande.

Frånvaromeddelanden till föräldrar och myndiga elever
Här aktiveras funktionen att skicka meddelande när en elev har frånvaro. Vårdnadshavare till elever får meddelandet, för myndiga elever finns en separat inställning. Skolan kan välja mellan olika alternativ för tidpunkt då meddelandet ska skickas.

Innehåll i frånvaromeddelandet
Skolan kan välja att inkludera mer eller mindre text i meddelandet. För den mest omfattande texten finns en skillnad mellan e-post och sms, då sms inte har plats för lika mycket information som e-post. 

Skicka meddelande som
Skolan väljer om meddelandet ska gå ut som e-post eller som SMS. Det går också att ställa in att meddelande i första hand ska skickas som e-post och i andra hand (om inte någon e-postadress finns registrerad för föräldern) som SMS eller tvärtom.

E-post meddelande
Man kan på skolan själv ange ämne för e-postmeddelandet samt lägga till egen text som visas efter informationen om frånvaro i meddelandet. Dessutom kan avsändaren ändras till en e-postadress på skolan.

SMS meddelande
För SMS- meddelande kan avsändare ändras.

Återställ till standardvärden
Denna knapp återställer alla ändringar som gjorts på fliken så att de förvalda värdena sätts tillbaka.

Fliken Fritextfält

Skola24 har inställningar som styr användning av fritextfält. Eftersom det finns risk för att känsliga personuppgifter matas in i fritextfälten måste varje kommun eller organisation ta ställning till om dessa fält ska användas eller inte. Som förvald inställning är fritextfälten avstängda för samtliga skolor.

Följande inställningar finns:

• Inställningar för fritextfält: Möjlighet finns att aktivera elevanteckningar respektive användning av fritext i Skola24 Omdöme.

• Kommentar kopplad till frånvaro: Inställningen har tre lägen. Förvalt är att inga kommentarer tillåts. Möjlighet finns att aktivera användning av förvalda kommentarer och att tillåta inmatning av fritext. En separat inställning finns där föräldrar och elever kan tillåtas fritextinmatning.

• Inställningar för Förskola/Fritidshem: Den fritext som kan tillåtas gäller inmatning av Hämtare, dvs. en eller flera personer som vårdnadshavaren registrerar som tillåtna att hämta barnet.

• Inställningar för bokning: Tillåt inmatning av meddelande i schemavisaren för bokningar.

Fliken Rapporter

Lärare och rapporter:

• Lärare har rättighet att skapa egna rapporter.

• Lärare har rättighet att ta fram kontaktinformation för lärare och grupp/klasslistor för alla grupper/elever.

• Lärare har rätt att ta fram frånvarorapporter för alla grupper/klasser.

• Lärare har rättighet att ta fram rapporten Omdöme för elev för alla grupper/elever.

Visa telefonnummer till lärare i rapporten "Kontaktuppgifter lärare":
Inställningen gäller vilket eller vilka telefonnummer till lärare som ska visas  i rapporten Kontaktuppgifter lärare. Denna rapport är synlig för vårdnadshavare och elever. Samma inställningar gäller för alla användarroller som har tillgång till rapporten. Det som finns att välja på är telefonnummer Arbete, Mobil och Hem, vilka finns registrerade för rollen Lärare.

Rapportmall "Omdöme för elev" för rollerna elev och förälder:
Denna inställning ger möjlighet att välja vilken rapportmall som ska vara tillgänglig när elev och förälder granskar omdöme. Som standard är rapporten "Grundrapport Omdöme för rollerna elev och förälder" vald. Det går att välja bland alla standardrapporter som är av typen "Omdöme för elev". Rapporten som visas för elev och förälder följer de inställningar som gjorts i vald rapportmall då det gäller format. 

Fliken Publicering

Följande inställningar kan göras:

• Läs som standard över elevinnehåll för befintliga klasser vid publicering.

• Läs som standard över elevinnehåll för befintliga grupper vid publicering.

• Arkivera poster som ej finns representerade i schemat.

Arkivering innebär att poster som inte längre används normalt inte är synliga för användaren, men fortfarande finns kvar och kan plockas fram om det finns behov. Vid läsårsskifte görs alltid en arkivering av poster som inte finns i schemat, oberoende av inställningen här. Detta sker när en schemafil första gången publiceras för det nya läsåret. Inställningarna för överläsning av elevinnehåll i klasser och grupper bör harmoniera med inställningarna under fliken Frånvaro. Om elevinnehållet ska läsas över från schemat bör lärarna inte samtidigt ges rätt att ändra elevinnehållet. Deras ändringar kommer då att försvinna nästa gång schemat publiceras till Skola24.

Fliken Användaraktivering

Här kan texten redigeras i det meddelande som skickas ut vid aktivering av ett nytt användarkonto i Skola24. Rekommenderat är att om så önskas lägga till text och eventuellt göra smärre justeringar av den förinställda texten. Text med styrkoder bör inte ändras, eftersom aktivering av kontot då försvåras eller omöjliggörs.

Fliken Schema/Resurs

På denna flik går det att ställa in olika sätt att ta del av schemainformation. 

Inställningar för schemavisaren:
Huvudinställningen används för att aktivera Schemavisaren under läsåret. Inställningen har tre lägen: Avstängd, För alla och Endast för inloggad personal på egen skola. För de användare som inte medges åtkomst till Schemavisaren visas ett meddelande. Texten kan redigeras i rutan under Meddelande som visas om schemavisaren är avstängd.

En valmöjlighet erbjuds med alternativet Aktivera åtkomst med inloggning. Om detta markeras kommer Schemavisaren för skolan att vara nåbar för användare som är inloggade i Skola24. Åtkomst till olika schematyper styrs av användarens roll. 

Inställningen Aktivera åtkomst utan inloggning innebär att Schemavisaren kan visas publikt via en länk i webbläsaren. En detaljinställning styr vilka schematyper som ska visas. 

Schematyper tillgängliga att välja:
Inställningarna innebär att scheman kan väljas via en urvalslista i Schemavisaren. Inställningen görs separat för varje schematyp, undantaget Elev. Elever kan inte göras synliga i en urvalslista av integritetsskäl. Undantag beträffande åtkomst kan göras för enskilda scheman i de tabeller som finns under Administration, se inställning för att dölja scheman.

Schematyper tillgängliga via fritextfält:
Åtkomst i fritextfält innebär att användaren själv måste skriva in schemats ID (lärarsignatur, klassbeteckning, elev-ID etc.) i ett fritextfält. För elever rekommenderas användning av ett unikt lösenord. Manual för schemavisaren.

Bokning
Inställningen Aktivera bokning för personal ger skolans personal möjlighet att söka efter lediga salar och boka de salar som har angetts som bokningsbara. 

Fliken Ledighetsansökan

Under fliken Ledighetsansökan finns inställningsmöjligheter för att aktivera samtycke av samtliga föräldrar, delegera beslut om ledighetsansökan och ange minsta antal dagar i förväg en ansökan kan göras. Det finns även möjlighet att ange vilka textfält som ska användas samt redigera informationstext och meddelandetext till förälder efter beslut.

• Samtycke av samtliga föräldrar: En aktivering av denna inställning innebär att samtliga föräldrar kopplade till eleven måste samtycka till en ledighet.

• Antal dagar per verksamhetsår en lärare kan godkänna ledighetsansökan för: Inställningen möjliggör för rektor att delegera beslut om ledighet till ansvarig lärare/mentor.

  • Värdet 0 innebär att endast rektor beviljar eller avslår ansökan.

  • Värdet 5 innebär att ansvarig lärare beviljar/avslår ansökan upp till 5 dagar under läsåret. Dagarna innefattar summan av tidigare beviljade dagar samt antalet dagar för aktuell ansökan. Rektor kan dock alltid behandla ansökan oavsett om hen har delegerat ett antal dagar.
    

• Minsta antal dagar i förväg som en ledighetsansökan kan göras: Inställningen anger hur många dagar i förväg som en ledighetsansökan senast måste registreras.

• Aktivera textruta för att beskriva anledning: Skolan väljer om man önskar en textruta där vårdnadshavare anger orsaken till ledighetsansökan.

• Aktivera textruta för att beskriva kontaktuppgifter: Skolan väljer om man önskar en textruta där vårdnadshavaren kan lämna tillfälliga kontaktuppgifter under ledigheten.

• Tillåt inmatning av "Information Ledighetsansökningar" för skoladministratör: Om detta alternativ är markerat har användare med rollen skoladministratör rättighet att skriva in en informationstext som visas för vårdnadshavare på den egna skolan, se nedan. I de fall denna rättighet inte ges är det endast kommunadministratören som kan skriva in informationstexten.

• Meddelande vid godkänd ledighetsansökan: Skolan väljer vilken text som skickas till vårdnadshavare vid beviljad ledighet.

• Meddelande vid ej godkänd ledighetsansökan: Skolan väljer vilken text som skickas till vårdnadshavare vid icke beviljad ledighet.

• Information Ledighetsansökningar: Vid ansökan om ledighet finns det möjlighet att visa en allmän text för förälder om vilka regler och rutiner som gäller för ledighet. Denna text läggs in per skola och registreras av antingen en skoladministratör eller en kommunadministratör, se ovan om inställning av rättighet.

Meddelande

Under inställningar för Meddelande görs val av önskad metod för utskick av automatiska meddelanden från systemet. Följande valmöjligheter finns under förutsättning att licens för sms och utökade meddelanden är aktiverad:

• Skicka inget meddelande

• E-post

• SMS

• I första hand som E-post annars som SMS

• I första hand som SMS annars som E-post

De första- och andrahandsalternativ som finns får effekt i de fall en person inte har kompletta kontaktuppgifter registrerade. Inställningarna kan göras enligt valfritt alternativ för följande typer av utskick:

• Frånvaromeddelande till vårdnadshavare/elev

• Frånvarobevakning: Meddelande till vårdnadshavare/elev

• Ledighetsansökan: Information om samtycke och beslut till vårdnadshavare/elev

• Anmäld frånvaro: Bekräftelse av frånvaroanmälan till vårdnadshavare

• Förskola/Fritidshem: Lovschema - meddelande till vårdnadshavare

• Förskola/Fritidshem: Meddelande till vårdnadshavare att frånvaroanmälan kvitterats 

Sammanställningar

Inställningen för Sammanställningar möjliggör för enheten att välja vilket format för tidsenhet som ska vara förvalt. De valmöjligheter som finns är följande: Minuter, Timmar och minuter samt Timmar med decimaler. Det finns även en inställning för val av antalet decimaler i sammanställningar. Klicka på Spara inställningar för att bekräfta valet! 

 

Schema och resurs

Denna inställningsvy innehåller inställningar för Schemavisaren och bokning av lokaler och andra resurser. Skoladministratör har möjlighet att aktivera Schemavisaren för nuvarande och nästa läsår samt att aktivera personalens möjlighet att boka lokaler och andra resurser. 
Kommunadministratör kan även ställa in åtkomst till olika typer av scheman i schemavisaren för olika roller samt aktivera åtkomst till schemavisaren utan inloggning (publik visning). 

Inställningar för schemavisaren

Inställningen styr om schemavisaren ska vara tillgänglig för olika läsår, och för vilka grupper av användare. Tre alternativ finns för nuvarande och nästkommande läsår: Avstängd, För alla och Endast för inloggad personal. För att elever och vårdnadshavare ska kunna se schemat behöver alternativet "För alla" vara valt. 

Åtkomst schematyper inloggat läge

Inställningen används för att ge åtkomst till olika typer av scheman i schemavisaren för den aktuella skolan. Åtkomst tilldelas separat för olika grupper av användare.

Viss åtkomst är förinställd och går inte att ändra. Lärare, elever och vårdnadshavare ser alltid sina egna scheman om schemavisaren inte är avstängd. Lärare ser även scheman för sina egna elever och för klasser där läraren är ansvarig eller undervisar i helklass. Skoladministratör och schemaläggare ser alla skolans scheman. Rektor ser alla scheman med undantag för elevscheman, där rektorn endast kan välja elever på den egna skolenheten.

För följande användargrupper finns möjlighet att ställa in åtkomst:

• Lärare på skola - gäller alla lärare som finns i skolans schema.

• Kanslist/Övrig personal -  omfattar kanslister på skolan, samt användare med rollen Övrig personal på skolan.

• Elev på skola - gäller endast elever med den aktuella skolan som "basskola".

• Förälder på skola - gäller vårdnadshavare till elever med den aktuella skolan som "basskola".

• Personal inom domänen (alla skolor) - gäller alla som har en aktiv roll som personal på någon skola i samma Skola24-databas, oavsett vilken roll användaren har och vilka andra skolor den har koppling till.

De schematyper som kan väljas per roll är Kurs, Ämne, Lärare, Klass, Grupp, Elev och Rum (salar och resurser). Alla användare som har behörighet att se schemat för en lärare eller en elev ser det kompletta schemat, även när lektionerna är placerade på olika skolor. Det enda undantaget gäller om en skola har markerat att schemavisaren är avstängd för alla eller för användare som inte är personal.

Åtkomst schemavisaren

Inställningen Aktivera åtkomst utan inloggning används för att tillåta att schemavisaren är nåbar genom en direktlänk för användare som inte är inloggade i Skola24. Om alternativet "Ja" är valt finns möjlighet att ange vilka schematyper som kan väljas. För varje schematyp finns alternativen: Av, Fritext, Lista samt Lista och Fritext. 

Schematyper tillgängliga att välja:

• Kurskod
• Ämne
• Lärare
• Klass
• Grupp
• Elev (endast möjligt att välja via Fritext)
• Sal/Resurs

Inställningar för bokning

Denna inställning är en överordnad inställning som används när skolan vill aktivera eller stänga av alla möjligheter för personal att boka lokaler eller resurser. När inställningen har läget "Ja" kan personal boka de lokaler och resurser som är utdelade för bokning, i enlighet med angivna dagar och tider. När inställningen har läget "Nej" tillåts inga bokningar, oberoende av vilka lokaler och resurser som är utdelade under olika tidsperioder. 

 

Skolor

Tabellen med skolor är endast tillgänglig för rollen Kommunadministratör. I tabellen visas vilka licenser som är aktiverade för skolor i databasen. Det visas även ett urval av de inställningar som finns under Grundinställningar för skola, se ovan.

- Kortnamn

I kolumnen med rubriken Kortnamn finns möjlighet att ange en kod eller en kort version av skolans namn. Kortnamnet visas i stället för det kompletta namnet i flera vyer där det finns behov av att skilja mellan olika skolor. Ett exempel är delade lokaler och resurser som kan vara tillgängliga på olika skolor. För lärare som undervisar på olika skolor visas kortnamnet i första hand i vyn Rapportera lektion.

 

 

 

Uppdaterad 30 oktober 2024

Skriv ut