Frånvaromeddelande - att tänka på

När på dagen meddelandet ska skickas och hur mycket information det ska innehålla styrs per skola via inställningar under Administration -Inställningar – Grundinställningar för skola –Fliken frånvaromeddelanden, där funktionen också aktiveras. Det är valbart per databas vilka frånvaroanledningar som ska generera ett meddelande. Frånvaro utan vald anledning genererar alltid ett meddelande när funktionen är aktiverad. En komplett genomgång av de olika inställningsalternativen finns i Manual Skola24

Förutsättningar för att meddelande ska skickas:

• Eleven ska vara under 18 år, eller behörigheten för föräldern ändrad till ”aktiverad”.

• Eleven ska ha ett korrekt personnummer. Så kallade, ”TF-nummer” fungerar också.

• Frånvaron ska antingen sakna anledning eller ha en anledning som är markerad med ”Skicka meddelande” i tabellen Administration - Administration – (Fliken Frånvaro/Närvaro) Frånvaroanledningar.

• Lektionen ska vara rapporterad och avslutad.

• Föräldern ska inte redan ha tagit del av frånvaron i Skola24.

• För inställningsalternativen Efter elevens första lektion med frånvaro, Efter elevens sista lektion om det finns frånvaro och Efter klockan XX:XX om det finns frånvaro ska inget meddelande ha skickats tidigare för samma dag. Endast ett meddelande skickas för varje dag. Om skolan har valt att meddelande ska skickas efter elevens första rapporterade frånvaro kommer eventuella fler frånvarotillfällen samma dag inte att meddelas föräldern via e-post eller SMS.

• Klockan ska vara mellan 06.00 och 23.00 och minst 10 minuter ska ha gått sedan lektionen rapporterades. Om man har valt att meddelandet ska skickas efter elevens sista lektion skickas det 60 minuter efter avslutad lektion. Meddelanden skickas varje hel  och halv timme.

• Om skolan har valt alternativet Direkt vid rapportering för varje lektion skickas meddelande direkt vid tidpunkten för lärarens rapportering. Lektionen behöver med andra ord inte vara avslutad och meddelandet inväntar inte hel eller halv timme som för övriga inställningsalternativ, det skickas direkt. Det skickas max ett meddelande per lektion. OBS! Alternativet kan endast väljas om E-post är den enda utskicksmetod som är vald, meddelandet kan inte skickas som SMS.

• I meddelandet visas frånvaro för max 7 dagar bakåt i tiden. Om en lärare i efterhand rapporterar frånvaro för en elev skickas m.a.o. ett meddelande om lektionen inte är längre bak i tiden än 7 dagar. Det får inte heller redan ha skickats ett meddelande för samma dag, eftersom varje dag bara kan generera ett frånvaromeddelande.

• Lektioner där så kallad ”omvänd frånvaro” används genererar inga meddelanden. Vi har valt att ha det så för att undvika att frånvaromeddelande skickas ut felaktigt innan alla lärare hunnit rapportera lektionen.

För att meddelandet ska skickas krävs att lektionen är rapporterad. Det räcker alltså inte att registrera frånvaron för eleven i något av formulären Rapportera Lektion eller Anmäla frånvaro. I det fall som den ordinarie läraren inte själv kan rapportera lektionen är det viktigt att någon annan tar över rapporteringen av lektionerna.

Det finns tre alternativ som kan rekommenderas i det här fallet:

1. Personer med rollen Kanslist eller Skoladministratör kan välja ”Frånvaro – Rapportera lektion”. Här kan de ta fram lektionerna för den aktuella läraren och både frånvaromarkera elever och markera lektionen som rapporterad.
2. Lärare inom ett arbetslag eller en ämnesgrupp kan läggas in som vikarier för varandra. När någon vikarierar för en annan lärare kan han/hon välja den andra läraren på sidan för rapportering och färdigrapportera den lektion som man vikarierat på.
3. Vid längre sjukskrivning är det lämpligt att den som vikarierar får lektionerna på sitt schema i Skola24 Schema. Då kommer de att rapporteras på samma sätt som andra lektioner.

Tänk också på:

När lektionen rapporteras anses läraren ha satt sin stämpel på den. De elever som då inte har markerats som frånvarande betraktas som närvarorapporterade på lektionen. Om en frånvaroanmälan registreras därefter kommer den inte att läsas in på lektioner där eleven har rapporterats som närvarande.

Det är därför rekommenderat att läraren färdigrapporterar vid lektionens slut. Om läraren skulle råka rapportera lektionen för snabbt och behöver gå in och göra fler markeringar på lektionen kan läraren trycka på de prickarna uppe till höger och välja alternativet Gör lektionen orapporterad.

Eventuella frånvaroanmälningar kommer då att läsas in på nytt och den övriga frånvaro som läraren tidigare har rapporterat på lektionen ligger kvar.

Observera att syftet med frånvaroaviseringsfunktionen inte är att ge den kompletta frånvarobilden för eleven. Syftet med frånvaroaviseringsfunktionen är att göra föräldern medveten samma dag om att det har rapporterats frånvaro för eleven. Den totala bilden får föräldern via sin inloggning i Skola24 eller genom en frånvaroutskrift från skolan. 

 

Uppdaterad 10 juli 2024

Skriv ut