Olinsgymnasiet satsar på avancerad schemaläggning med eleven i fokus

Anneli Löwhagen och Elin Berg, Schemaläggare på Olinsgymnasiet

Litet format – oändliga möjligheter

Olinsgymnasiet är den lilla skolan där allt blir möjligt. Skolan erbjuder både högskole- och yrkesförberedande gymnasieutbildningar samt möjligheten att välja till en idrottsprofil. Olinsgymnasiet öppnade 2016 men har en historia som sträcker sig tillbaka till millennieskiftet. Olinsgymnasiet har sitt ursprung i Kristian Wejshags rikskända musikgymnasium Music & Produktion (MOP) som han startade i Skara 2001, och som lockade elever från hela landet. Det som började med en klass med elva elever är i dag en hel grupp av skolor, men fortfarande i det lilla formatet. I skrivande stund finns Olinsgymnasiet i Skara, Götene och Mariestad och under 2023 startar man också verksamhet i Sparresäter och Tibro. Just nu är skolorna i gruppen arbetsplats för totalt cirka 400 elever.

Enkelt att jobba med exporter

Anneli Löwhagen och Elin Berg är schemaläggare på Olinsgymnasiet med ansvar för schemaläggningen på enheterna i Skara och Götene. Anneli har varit med sedan starten medan Elin är relativt nyanställd. Båda jobbar i Skola24 Schema och även om de har valt att lägga två separata scheman, ett för de 160 eleverna i Skara och ett för de 98 eleverna i Götene, så jobbar de tätt tillsammans. Att köra två separata scheman i Skola24 Schema är inga problem, menar Anneli Löwhagen:

–Vi har cirka 10 pedagoger som delar sin tid mellan de två skolorna men det har vi löst enkelt genom att blocka dagar i Skaras schema de dagar som personalen är i Götene och tvärtom.

Olinsgymnasiet har jobbat med schemaläggning i Skola24 Schema ända sedan starten och Anneli Löwhagen tycker att det är ett perfekt program för en mindre skola att växa med, mycket på grund av flexibiliteten.

–Vi tittade på flera alternativ. Valet föll på Skola24 eftersom det kändes mycket enklare att jobba med exporterna – vi har Schoolsoft som lärplattform. Dessutom hade jag jobbat med Skola24 Schema tidigare så jag kände mig trygg med att jag kunde systemet. Det har varit ett bra val, det är inga problem att exportera. Jag gör ändringar i schemat hela tiden, säkert tio gånger om dagen och det går supersmidigt, säger Anneli.

Eleven kommer först

När Anneli och Elin lägger schema så kommer eleven alltid först – därav de många ändringarna. Här är flexibiliteten hos Skola24 Schema helt avgörande, tycker Anneli och Elin.

–Enkelheten i programmet gör det möjligt att individanpassa schemat trots att det verkligen är på detaljnivå. Det är så himla smidigt att bara kunna klistra och klippa. Att vi sedan går in och ändrar så fort det blir minsta lilla förändring skapar trygghet för eleven. Om det är en ny sal eller en ny tid så ska de inte ens behöva fundera över det. De ska känna sig trygga i att deras schema alltid är uppdaterat och stämmer. Och de vet jag att de gör!, säger Elin.

Först läggs elevernas poängplan ut och när positionerna är på plats pusslas personalen in i nästa steg. Allt för att upplägget ska bli så optimalt för eleverna som möjligt. Det är ju dem som vi är här för resonerar de båda.

Olinsgymnasiet har en öppen och generös kultur där det finns en samsyn kring elevernas ”förtur” i schemaläggningen. Med små personalgrupper och ett tätt samarbete flyter kommunikationen på bra. Mentorer och pedagoger vet att det är fritt fram att våga fråga och be om olika typer av ändringar, även de mindre.

–Det faktum att vi ändå har så pass små skolenheter gör att vi som schemaläggare också kan vara ute i verksamheten på ett annat sätt. Det betyder att vi träffar elever och pedagoger och hör vad som rör sig; man får en naturlig känsla för vad man gör i schemat och hur det hänger ihop med verkligheten, säger Anneli.

En förutsättning för närvaro

Schemaläggningen startas i god tid inför det kommande läsåret. Redan i november, när årets schema är driftsatt, börjar Anneli och Elin att titta på kommande läsårs upplägg.

–Vi pratar väldigt mycket om hur elevernas närvaro och frånvaro hänger ihop med ett korrekt schema och korrekta grupper. Pedagogernas noggrannhet är en viktig del av närvaro och frånvaro men då måste de också få rätt förutsättningar i form av ett korrekt schema, förklarar Anneli.

På Olinsgymnasiet läggs schemat också med hänsyn till de olika ämnena för att främja hög närvaro, om möjligt plockar man ut kurserna först med hänsyn till elevfokus. Fysisk aktivitet försöker man också prioritera i schemat och eftersom många av eleverna har en estetisk inriktning är ambitionen också att försöka varva estetiska och praktiska ämnen med teoretiska för att få en så stor variation i skoldagen som möjligt.  

–Schemat är verkligen ett levande verktyg där vi skapar verkligheten i realtid, minut för minut. Skola24 Schema är så visuellt bra uppbyggt, tydligt för oss, eleverna och pedagogerna. Personligen uppskattar jag att man kan ha uppe alla olika fönster och flera tabeller, till exempel att du kan ha upp två schemabilder på en och samma gång. Det bara ”rasslar till” och du ser direkt konsekvenserna av vad du gör på det ena stället på det andra stället.  

De moderna språken är en utmaning, berättar Elin:

–Vi erbjuder tyska, franska och spanska till alla våra elever och det kan bli en liten utmaning i schemat eftersom det inte är obligatoriskt att läsa men många väljer att göra det. Dessutom kan det vara svårt att hitta språklärare, så i det pusslet att matcha små grupper med lärare är det bra att ha ett flexibelt schemaprogram i ryggen.

Enkelt att lära sig

För Elin, som tidigare inte har jobbat med schemaläggare, har introduktionen i Skola24 Schema gått smidigt.

–Jag tycker att det har varit lätt att förstå grunderna och upplägget. Jag gillar att det är enkelt att hitta lösningar, varje liten ändring får ju inte ta en evighet. Sedan upplever jag att jag utvecklas och hittar egna möjligheter – och det är kul!, säger Elin som får stöttning av Anneli i Teams-chatten och känner sig trygg med att hon alltid kan ringa Skola24s support och vet att de svarar direkt.

Lyriska på Schemadagarna

Både Elin och Anneli tycker att Skola24s event Schemadagarna Live 2022 var en riktig kick. Som schemaläggare jobbar man ofta ensam och just därför är det härligt att få träffa likasinnade som tycker det är precis lika roligt att lägga schema som man själv,

Särskilt när man jobbar på en mindre enhet är det kul att få träffa kollegor och nätverka. Man får många tips, tycker Elin.

Schemadagarna var helt enkelt en bra chans att utvecklas i sin profession och lära sig tips och trix i programmet

–Vi blev alldeles lyriska när vi insåg det fiffiga med att klippa ur veckor när man vill lägga till eller dra ifrån elever i en position. Det hade vi inte koll på innan! Det har gjort min vardag så himla enkel. Det är ingen handpåläggning alls. Jag blir nästan glad när någon kommer in och ber om ändringar!, skrattar Anneli.

Läs mer om Skola24 Schema