Helsingborgs stad arbetar datadrivet för att öka skolnärvaron

Målet är att halvera den höga frånvaron

I Sverige har forskning inom skolområdet präglats av kvalitativa studier, exempelvis intervjuer och att forskare utfört observationer i klassrummet. Denna typ av forskning är värdefull, men Helsingborgs stad saknade ett bredare och mer underbyggt underlag i arbetet med att minska frånvaron.

Ett av verksamhetsmålen för Skol- och fritidsförvaltningen är att halvera den höga frånvaron på de kommunala skolorna. Kommunen definierar hög frånvaro som all frånvaro över 15 procent.

Samarbete mellan forskare och skolor

Dennis Hjelmström är verksamhetschef för kommunens för- och grundskolor. Han arbetar tätt tillsammans med Skol- och fritidsförvaltningens Forsknings- och utvecklingsteam, FoU-enheten, för att kunna arbeta fokuserat mot det uppsatta målet. Dennis berättar att de letar efter mönster och trender för att kunna arbeta förebyggande och sätta in rätt resurser på rätt plats.

”Vi letar efter mönster och trender”

FoU-enheten har två heltidsanställda forskare där en av forskarna arbetar med den kvantitativa data som finns runt eleverna, exempelvis frånvaro, skolresultat och socioekonomiska förutsättningar. Dennis berättar att Helsingborgs stad presenterar dessa siffror enkelt och lättöversiktligt i ett beslutsstödsystem för olika målgrupper, exempelvis rektorer och elevhälsoteam. Siffrorna används sedan som underlag inför planerade insatser eller resursfördelning. I beslutsstödet samkörs statistik för att få ett så övergripande och tillförlitligt resultat som möjligt.

Resultatet i mätningarna bygger på att majoriteten av alla lärare måste registrera frånvaro på samma sätt. För att få bästa möjliga resultat måste felmarginalen vara så låg som möjligt. Resultatet kan försämras av hur den enskilde läraren registrerar frånvaro, exempelvis vad som genererar frånvaro eller vilka frånvaroanledningar som används till vad. För att minska felmarginalen måste Skol- och fritidsförvaltningen skapa tydliga riktlinjer för hur lärarna ska arbeta med frånvarorapportering samt att öka förståelse för värdet som skapas av forskningen.

Den stora utmaningen

En av forskarnas uppgifter är att hjälpa till i arbetet med att tolka statistik och dra slutsatser utifrån resultatet. Dennis berättar att korrelationer kan uppstå i statistiken utan att ha något samband och det är jätteviktigt att analysera resultatet på rätt sätt. Det finns en stor utmaning i att utifrån mätningar se trender och därefter skapa handlingsplaner med rätt åtgärder.

”Det finns en stor utmaning i att göra mätningar, utifrån det se trender och därefter skapa handlingsplaner samt sätta in åtgärder.”

I det statistiska underlaget finns inga färdiga sanningar utan det är forskarna, tillsammans med Dennis, kollegorna på förvaltningen samt rektorerna, som kommer fram till vad skolorna kan arbeta vidare med för att öka närvaron. Ett exempel på detta är att FoU-enheten har uppmärksammat att samma grupp barn, som hade stor frånvaro i förskolan, också har stor frånvaro i grundskolan som elever. Detta är ett jätteviktigt resultat men resultatet kan också vara delvis känsligt och där börjar den stora utmaningen med datadrivet arbete.

Börja arbeta datadrivet för att öka närvaron!

Helsingborgs stad har drygt 150 000 invånare och därmed en relativt stor Skol- och fritidsförvaltning med en egen FoU-enhet. Dennis menar att mindre kommuner och organisationer kan arbeta med den statistik de redan har, utan att anställa forskare och köpa in programvara, eftersom det alltid går att finna frånvaromönster i frånvarohanteringssystemet. Men om möjlighet finns att arbeta tillsammans med forskare i ett anpassat systemstöd, på ett motsvarande sätt som Helsingborgs stad, så blir bearbetningen av data sannolikt ännu bättre.

”… det alltid går att finna frånvaromönster i frånvarohanteringssystemet.”

Att arbeta datadrivet med frånvarostatistik ställer höga krav på rektorerna och då måste ansvarig i kommunen presentera statistiken på ett tilltalande sätt, göra den lättillgänglig och enkel att förstå.

Enkla jämförelser, som kan visa tydliga mönster, är exempelvis skillnader och likheter i frånvaromönster för förskola och grundskola, landsbygd och stad eller betyg och frånvaroprocent. Det viktiga är att inte anta något utan att påvisa resultat utifrån den data som underbygger det.

Effektmätning som verktyg

Att halvera den höga frånvaron är ett av de prioriterade verksamhetsuppdragen i Helsingborgs stad. Skol- och fritidsförvaltningen har kommit långt i arbetet med det datadrivna arbetssättet och en verksamhetsplan med mätbara mål har satts för varje enhet. I planen för framtiden ligger exempelvis att arbeta mer riktat i det förebyggande arbetet tillsammans med skolornas specialpedagoger, förbättra ärendegången för elevhälsoteamen samt att förbättra andra mjuka organisatoriska arbetsverktyg. Att följa upp detta i en effektmätning är jätteviktigt men också ett utmanande arbete.

Dennis önskar också att skolfrånvaro börjar att ses som ett samhällsproblem, snarare än endast skolans utmaning, genom att samverkan mellan olika myndigheter och förvaltningar ska öka. Elevens hela livssituation ska stå i centrum när skolfrånvaron ska kartläggas. Frånvaro i skolan är ofta ett symtom på något och det är viktigt att orsakerna utreds för att kunna öka närvaron hos den enskilda eleven.

”Elevens hela livssituation ska stå i centrum när skolfrånvaron ska kartläggas.”

Dennis största medskick till andra kommuner och organisationer som vill arbeta datadrivet med skolfrånvaro är att inte göra arbetet till en enskild företeelse. Resultatet måste användas och omsättas till förbättrande åtgärder som därefter följs upp och utvärderas.