Lovande närvaroprojekt i Skövde kommun

Anna-Karin Gustavsson och Mona Tolonen 

Frånvaroproblematiken i Skövde är inte större än i andra kommuner. Men när den nya lagstiftningen som kräver att skolan utreder elever med omfattande frånvaro trädde i kraft 2018, så bestämde de sig för att göra jobbet från grunden.

–Vi kände ett behov av att kartlägga vad som krävdes av organisationen med hänsyn till lagstiftningen, identifiera flöden, processer och roller och komma fram till hur vi ska kommunicera frånvaro i vår organisation. Projektet drevs initialt i samarbete med Skaraborgs Kommunalförbund och har även delfinansierats av Europeiska socialfonden, berättar Carolina Nohlberg som är kurator på Gymnasium Skövde Västerhöjd.

Digitaliseringsstrateg Anna-Karin Gustavsson, sektorns processägare samt Mona Tolonen, enhetschef för skolkuratorer, har haft en central roll i projektet.

Projektet har berört elever i grundskolan F-9 fördelat på 20 skolenheter samt elever på kommunens två gymnasieskolor. Efter att ha förlängts i flera steg har projektet drivits i snart tre år, och nu börjar de se förbättringar.

Skola24 coachade

Eftersom systemstöd och rutiner kring närvaro- och frånrapporteringen är grundläggande för att få en rättvisande bild, valde man att vända sig till Skola24 för stöd. Kommunens skolor använder sig sedan tidigare av både Skola24 Schema och Skola24 Frånvaro.

–Vi hade en jättebra diskussion där Skola24 gav oss ytterligare stöd i verktyget. Vi fick också hjälp att utveckla en del funktioner utifrån våra behov, berättar Anna-Karin Gustavsson:

–Skola24 deltog även i en uppstartsdag som vi hade med vår personal. Deltagarna fick nya insikter i hur man lägger rätt grund redan i schemat och varför det är så oerhört viktigt att rapportera närvaron på rätt sätt. Vi hade också bjudit in Malin Gren Landell som höll en inspirerande föreläsning på temat närvaro.

Rent praktiskt hjälpte Skola24 till med att tydliggöra och utveckla funktionaliteten i Skola24 och gav tips på hur organisationen kunde göra för att få fram olika rapporter. Man fick också hjälp med att skapa specifika inställningar för verksamheten så att det gick att ta ut skräddarsydda rapporter.

Allt börjar med frånvarorapporteringen

Att få kontroll över själva frånvarorapporteringen var en av de allra första åtgärderna, berättar Mona Tolonen:

–Om vi ska kunna hjälpa de elever som riskerar att falla ur skolan, så måste vi veta vilka de är och hur mönstren ser ut. Det är fullständigt omöjligt om vi inte har en rättvisande rapportering. Därför startade vi ett systematiskt arbete där vi en gång i månaden gick igenom allas rapporteringsgrad, sammanställde förändringarna och fattade beslut om hur vi kunde stötta rektorer och lärare i arbetet med att öka rapporteringen. Många skolor började tidigt med en kontrollfunktion där man på olika sätt hjälptes åt för att bli bättre.

Tydliga processer

Som en del av projektet har Skövde implementerat ett helt nytt systemstöd (DF Respons) där de har samlat alla sina elevärende-processer. Numera plockar de kontinuerligt ut frånvarorapporter på individnivå, klassnivå och enhetsnivå i form av grafiska översikter. I organisationen följs rapporteringsgraden upp systematiskt för att se mönster och effekterna av de olika insatser som görs. Skövde kommun använder Skola24 frånvarobevakning vilket gör att rektor, mentor, klasslärare och vårdnadshavare får information om när en elev har frånvaro överstigande 20 procent.

När en elev kopplas till hög frånvaro har mentorn ansvaret att ta det inledande samtalet om frånvaro innan det blir eventuell utredning för vidare insatser. Till sitt stöd har mentorn rapporterna från Skola24 Frånvaro med tillhörande grafik. Varje vecka hålls elevhälsomöten där rektor och elevhälsoteamet bland annat går igenom närvaron i 10–20-veckorsperioder. Tillsammans med IUP och studieplan utgör den en viktig indikator för hur det går för eleven. Frånvaron lyfts även vid utvecklingssamtalen och i mentorsgruppen.

–Att underlaget är uppskattat och snabbt har blivit en del av verksamheternas rutiner och processer märks tydligt, säger Anna-Karin.

Märker förbättring

–På gymnasiet har vi fått en mycket bättre rapporteringsgrad på båda skolorna. Vi har kvalitetssäkrat underlaget på ett helt annat sätt med den information som vi skickar till vårdnadshavare samt rapportering till elevhälsa och rektorer. Vi har stor nytta av transparensen. Det finns ingen som kan säga att en inte vet. Även förutsättningarna på grundskolan har förbättrats och vi känner att projektet har resulterat i ett väl fungerande systemstöd för våra processer där alla är engagerade i arbetet. Vi har helt enkelt mycket bättre verktyg, resonerar Anna-Karin Gustavsson:

–Med Skola24s hjälp har vi verkligen kunnat utnyttja verktyget optimalt. Det har gjort att vi känner oss säkra i arbetet. Vi har fått goda förutsättningar i projektet och med goda systemstöd på plats så kommer vi att fortsätta att jobba aktivt med frånvaron.

–Vi känner oss trygga med att vi vet hur frånvaron ser ut.  Mörkertalet minskar och vi får färre och färre elever som vi inte har bra koll på. Dessutom har vi rutiner för att kunna sätta in stöd och åtgärder snabbt. Situationen bakom frånvaron är ofta komplex, men frånvaron i sig ger oss en tydlig indikation, konstaterar Mona Tolonen. 

Tips från effektskaparna i Skövde:

• Genom att förtydliga mentorns och klasslärares och elevhälsans olika roller kan vi uppmärksamma elevers frånvaro snabbare – och ta det där första samtalet.
• Låt närvaro och frånvaro bli en del av det systematiska kvalitetsarbetet i verksamhetens årshjul, där det under vissa perioder finns extra tid att fokusera på närvaro och frånvaro.
• Avsätt tid i den dagliga driften. Då skapas förutsättningar för att jobba förebyggande och minska risken för akututryckningar.