Brinellgymnasiet har knäckt koden för resursuppföljning mellan programmen

Lena Ringborg, ekonom, och Samuel Korpegård, Administrativ chef, Brinellgymnasiet i Nässjö kommun

Uppdrag: analys!

Varje år i september, när schemat och tjänsteplaneringen kommit på banan, så är det dags för Samuel Korpegård och Lena Ringborg att slå sina kloka huvuden ihop. Det är dags för den årliga verksamhetsanalysen för budgetuppföljning. Målet? Att skapa en effektiv verksamhet med hög kvalitet, där både elever och lärare trivs.

Fokus: resursfördelning!

Brinellgymnasiet är en kommunal gymnasieskola med cirka 1100 elever. Som sådan erbjuder skolan de allra flesta gymnasieprogram.

Samuel Korpegård arbetar som administrativ chef med ansvar för Brinellgymnasiets schemaläggning och Lena Ringborg är ekonom. Tillsammans bildar de skolans eget specialistteam med fokus på resursfördelning. Jobbet som de utför i september ligger till grund för Brinellgymnasiets uppföljning av resurser mellan de olika programmen. Med hjälp av Analys- och planering i Skola24 tar de fram exakta uppgifter om kostnadsfördelningen per program nedbruten i olika delar.

Korrekt beslutsunderlag

”Analys och planering” är ett tillval till Skola24 Schema och ger ännu bättre möjligheter att analysera, planera och följa upp verksamheten. Med utgångspunkt i hur verkligheten faktiskt ser ut, får man möjlighet att sammanställa uppgifter från schemat och elevregistret och göra olika beräkningar. Man kan bland annat få fram värdefull information om tjänsteplanering, programkostnader och lokalkostnader.

Allt handlar förstås om att ta fram ett korrekt underlag för att kunna fatta rätt beslut. Beräkningarna kan göras på skolenhet, konto, program eller inriktning. Rapporterna kan visa den totala kostnaden eller kostnad per elev. Det är också möjligt att skapa en skräddarsydd exportfil till andra system, vilket ger ett mer exakt underlag för hur lönekostnader ska fördelas på olika konton.

Bra grundarbete lönar sig

–Läsåret ska hinna komma igång så att vi ser att allt rullar på. Sen kör vi!, berättar Samuel Korpegård:

–Målet är att vi ska vara färdiga med analysen runt den 20e september. Det gäller att jag har gjort ett bra grundjobb med schemat och tjänstefördelningen. Alla förutsättningar måste vara på plats med rätt inställningar och tabeller ifyllda innan jag tar ut ett underlag. Jobbet gör jag direkt i skola24.se så jag behöver alltså aldrig skifta system. Eftersom jag bara gör det här en gång om året brukar jag alltid ta kontakt med supporten på Skola24. Jag har fått en personlig kontakt som vet hur jag jobbar. Sedan sätter jag och Lena oss en halvdag och kör analysen.

Veta istället för att gissa

Lena förbereder sig med en handpåläggning i lönesystemet. Efter att ha gjort analyserna i 5 år har de skapat bra rutiner kring upplägget. Eftersom Brinellgymnasiet redan lade sitt schema i Skola24 Schema kändes det naturligt att bygga på med tillvalet Analys- och planering, då exporten av data blir väldigt enkel:

–Tidigare lade vi ut budgeten på ett ungefär, efter hur många elever och anställda som fanns. Men det sa ganska lite om huruvida det var rätt spridning av personalens tid.  Då är det svårt att skapa en rättvis bild samtidigt som man får lägga ner mycket manuellt arbete. Alternativet hade kanske varit att bygga upp en Excel-fil, men det blir arbetsamt i längden. Vi tyckte också att verktyget var snarlikt ett annat tillval som vi använder i Skola24 Schema, Rapport Pedagogisk personal (SCB), och det uppskattade vi, förklarar Lena:

–Vi ville ha en tydlig uppfattning om hur mycket de olika programmen kostar. Vi ville också veta hur mycket lärarna jobbar mot de olika programmen. Jag tror alla skolor känner igen sig i den här problematiken. Annars blir det lätt så att vissa program sväljer pengar medan andra får mindre, resonerar Lena.

Gasa och bromsa

Med en exakt summering av kostnadsfördelningen mellan de olika programmen så öppnas möjligheten till en mer jämlik fördelning mellan program, men också mellan lärarna. Rapporten kan visa nyckeltal på hur lärarnas tjänstgöring, lektionstid och lönekostnader fördelas på skolenhet, program, inriktning eller konto – och hur mycket luft som finns i tjänsten. Om man vill finns det också möjlighet att gå ner i detalj på arbetsuppgifterna, till exempel hur många omdömen som måste skrivas och nationella prov som finns att rätta.

–Vi använder oss mycket av uppställningen hur varje lärares lön fördelar sig på olika program. Uppgifter som Lena sedan använder för att lägga fördelningen på de olika programmen. Vi tittar också på fördelningen per tjänst och matar in alla personallöner, förklarar Samuel.

På det här sättet blir det också möjligt att effektivisera tjänstefördelningen och säkerställa att lärarnas tid optimeras i undervisningen.

–Det handlar naturligtvis om både kvalitet och kostnadseffektivitet. Det här verktyget hjälper oss att se och jämföra vad en inriktning, eller en elev på ett program, verkligen kostar. Det ger oss möjlighet att gasa och bromsa. Bland annat kan man upptäcka att en ensam elev på ett estetprogram faktiskt inte kostar så mycket extra eftersom den eleven ligger inlagd i andra grupper som delas av olika program, säger Lena.

Underlättar dialogen

Analysen som görs används främst av rektorer och skolledning för att styra och leda verksamheten.

–Underlaget är inte bara ett uppföljningsverktyg. Det hjälper också rektorerna i dialogen med sina medarbetare eftersom det på ett pedagogiskt sätt går att visa lärarna hur mycket tid och hur många elever som de förväntas undervisa på respektive program. Det är också möjligt att få fram antal elever i grupperna, säger Samuel.

Även om det stora analysjobbet görs under de där fokuserade dagarna i september, så återkommer man ständigt till underlaget.

–Vi rapporterar in allt i första lönekörningen och sedan följer jag upp resurstilldelningen varje månad. Fyra gånger om året läser jag av elevantalet som också rapporteras in i ekonomin. Lönerna stäms av löpande. Sedan följer vi utvecklingen månad för månad. Om kostnaderna är större än resurstilldelningen så agerar vi, berättar Lena.

I ett vidare perspektiv så har rutinerna på Brinellgymnasiet också betydelse utanför skolans väggar. Analyserna kan användas av skolledningen i dialogen med

förvaltningar och politiker. Här finns, svart på vitt, hur mycket resurser som faktiskt behövs för att driva verksamheten på ett bra sätt.

Läs mer om Analys och planering, ett tillval till Skola24 Schema