Skola24 Frånvaro en del av verksamhetsutvecklingen

Martin Karlsson tillsammans med Annica Elf och Marie Nilsson från Team Domino 

–Jag jobbar med de administrativa verksamhetssystemen som elevregister samt närvarosystem för skola och fritidshem, berättar Martin som faktiskt halkade in både i IT-världen och skolvärlden på ett bananskal.

–Det jag tycker är så fantastiskt roligt med det här jobbet, är att man ser så tydliga resultat. Det går verkligen att mäta framstegen och ser hur mycket tid och arbete som vi sparar åt våra medarbetare. Förbättringarna blir tydliga och det är enkelt att se nya lösningar och tänka positivt och resultatorienterat.

Bytte hela skolplattformen

Under de senaste åren har man drivit ett stort förändringsarbete och bytt ut många system och program med ambitionen att ta ett helhetsgrepp. Nyligen införde man också Skola24 Frånvaro där Martin har ansvarat för implementeringen.

–Vi har haft Skola24 Schema under lång tid men upplevde att vi hade bekymmer med vårt externa frånvarosystem som inte tog emot schemafilerna på ett bra sätt. Det var heller inte anpassningsbart med individuella scheman eller särskilt administrativt flexibelt. Det fanns helt enkelt för många felkällor. När vi så valde att byta lärplattform ville vi koppla ihop närvaro och frånvaro med rapporter till vårdnadshavare. Vi ville ha ett gemensamt gränssnitt och tyckte att Skola24 Frånvaro var rätt väg att gå.

Enklare för alla inblandade

Systemet testades hösten 2022 med ett antal piloter och gick sedan skarpt våren 2023.

–Tillsammans med Skola24 diskuterade vi vilka moduler som kunde passa för oss. Sedan gick vi in med några F-6-skolor och kopplade på 7-9 med språkval för att få en bra känsla för helheten.

I dag är Borås igång med frånvaro, sms-avisering, ledighetsansökan och export av lektionsinformation. De har även valt att jobba med Måltidskollen som också är ett tillval till Skola24. Martin ser redan många fördelar med bytet.

–Våra schemaläggare tycker också att det har blivit enklare. Det är lättare att schemalägga och matcha grupper, friheten har blivit större och frånvarouppföljningen har blivit individuell och exakt. Ur vårdnadshavarens perspektiv har det inneburit en mycket positiv förändring. Det ha varit väldigt uppskattat att det är så lätt att göra frånvaroanmälan.

Smidig övergång

Strategin för att få till en smidig övergång byggde på information och utbildning.

–Eftersom vi slussade vårdnadshavarna via den nya lärplattformen så tror jag knappt att de var medvetna vad som hände. Skola24 ligger där i bakgrunden och jobbar och de såg bara att det fungerade. Internt fokuserade vi mycket på schemaläggarna som fick en tvådagars introduktionsutbildning i Skola24 Frånvaro. Vi har även löpande kört interna workshops. På varje skola finns det också minst en person som har speciellt ansvar just för frånvaron.

Självklart fanns det ett visst motstånd i början – att byta lärplattform är ju en omvälvande process, inte helt olik att byta affärssystem i ett företag.

–Vi har arbetat målmedvetet för att förenkla för alla inblandade. Under processens gång har många också upptäckt fördelarna med Skola24 Frånvaro och hur många smarta funktioner som man får på köpet – till exempel Måltidskollen. Efter hand har vi kopplat på nya funktioner och skapat fler spin off-effekter. 

Martin tror att det faktum att beslutet fattades centralt och att man har kopplat på olika funktioner efter hand har varit framgångsfaktorer. 

– Antalet frånvarorelaterade supportärenden har minskat radikalt! Personligen tycker jag att kärnprodukten är den stora poängen eftersom den möjliggör direktintegration och direktexport och ger oss möjlighet att automatisera så många flöden som möjligt. Möjligheten att hämta ut frånvarodatan och bearbeta den strategiskt i ett Business Intelligence System ger också stora mervärden!